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Gestion des congés

Demandes de congés

Les employés soumettent une demande en choisissant le type de congé, les dates, l'option demi-journée (matin/après-midi) et un motif. Ils peuvent joindre un justificatif. Le statut est suivi en temps réel : en attente, approuvé, rejeté ou annulé.

Créer une demande

  1. Type de congé — sélectionnez parmi les types configurés (annuel, maladie, etc.)
  2. Dates — date de début et date de fin
  3. Demi-journée — option matin ou après-midi si applicable
  4. Motif — raison de la demande (optionnel selon configuration)
  5. Justificatif — pièce jointe si le type de congé l'exige

Cycle de vie d'une demande

En attente — soumise, en attente de validation par le(s) responsable(s)
Approuvée — validée par tous les niveaux d'approbation requis
Rejetée — refusée avec un motif obligatoire de la part du validateur
Annulée — annulée par l'employé avec raison d'annulation
Conflits : le système vérifie automatiquement les chevauchements avec les demandes existantes du même employé et affiche le taux de couverture de l'équipe.
En cliquant sur une demande, vous ouvrez sa fiche détaillée : dates, type, motif, pièces jointes et historique de validation. Le validateur peut y approuver ou rejeter la demande (avec un commentaire).

Types de congés

Créez vos propres types de congés avec des règles spécifiques : nombre max de jours par an, jours consécutifs max, préavis minimum, obligation de justificatif, payé ou non. Chaque type a un nom, un code et une couleur.

Comment faire

  1. Allez dans Personnalisation › Congés & Absences puis cliquez sur Ajouter un type de congé.
  2. Saisissez le Nom du type (ex. congé annuel, maladie) et choisissez une Couleur d'identification.
  3. Définissez les règles: Jours maximum par an, Jours consécutifs maximum et le Préavis minimum requis.
  4. Activez si besoin Justificatif obligatoire, Congé payé et Nécessite une approbation.
  5. Cliquez sur Enregistrer: le type devient disponible dans les demandes de congé.

Propriétés d'un type de congé

Nom & Code — identifiant (ex: "Congé annuel" / CA)
Couleur — pour l'affichage dans le calendrier
Jours max / an — nombre maximum de jours accordés par année
Jours consécutifs max — limite de jours consécutifs en une seule demande
Préavis minimum — nombre de jours à l'avance pour soumettre
Justificatif requis — obligation de fournir un document
Payé / Non payé — impact sur la rémunération
Approbation requise — validation obligatoire ou auto-approuvé

Soldes & allocations

Le système suit automatiquement les soldes par employé et par type de congé : jours alloués, utilisés, en attente et disponibles. Le report de jours d'une année à l'autre est configurable avec date d'expiration.

Comment faire

  1. Allez dans Rapports › Solde de congés pour afficher les soldes de tous les employés.
  2. Utilisez les filtres par Employé, Type de congé ou Année pour cibler les données souhaitées.
  3. Consultez pour chaque ligne les colonnes Alloué, Utilisé, En attente et Disponible.
  4. Les allocations proviennent de la politique de congé affectée: ajustez-les dans Personnalisation › Congés & Absences si nécessaire.

Composition du solde

Alloués — jours attribués pour l'année (selon la politique)
Utilisés — jours consommés (congés approuvés passés)
En attente — jours réservés par des demandes non encore approuvées
Disponibles — alloués - utilisés - en attente
Reportés — jours reportés de l'année précédente (si autorisé)
Initialisation annuelle : utilisez la fonction "Initialiser les soldes" pour créer automatiquement les soldes de tous les employés pour la nouvelle année, basés sur les politiques assignées.

Validateurs & approbation

Configurez jusqu'à 5 niveaux d'approbation par département. Chaque validateur peut être limité à certains types de congés, avec des plafonds par demande et par mois. La validation peut être séquentielle ou parallèle.

Configuration d'un validateur

  1. Département — choisissez le département concerné
  2. Niveau — de 1 (premier approbateur) à 5 (dernier)
  3. Employé validateur — la personne qui approuve les demandes
  4. Types de congés — limiter à certains types (optionnel, tous par défaut)
  5. Plafonds — max jours par demande et par mois (optionnel)
Validation séquentielle : quand activée, le validateur de niveau 2 ne reçoit la demande qu'après l'approbation du niveau 1. En mode parallèle, tous les validateurs reçoivent la demande simultanément.

Politiques de congés

Définissez des politiques réutilisables avec méthode d'accumulation (annuelle, mensuelle), report autorisé, nombre max de jours reportés, prorata première année et politique par défaut.

Comment faire

  1. Allez dans Personnalisation › Congés & Absences puis cliquez sur Ajouter une politique.
  2. Saisissez le nom et le nombre de Jours par an alloués ainsi que le mode d'Acquisition (annuel ou mensuel).
  3. Configurez le Report des jours non utilisés: Report maximum et Expiration du report.
  4. Activez le Prorata pour calculer l'allocation selon la date d'entrée en cours d'année.
  5. Cliquez sur Enregistrer puis affectez la politique aux employés concernés.

Paramètres de politique

Jours par an — allocation annuelle de jours
Accumulation — annuelle (tout au 1er janvier), mensuelle (progressif), ou personnalisée
Report autorisé — permettre le report de jours non utilisés
Max jours reportés — plafond de jours reportables
Expiration report — date limite d'utilisation des jours reportés
Prorata 1ère année — calcul proportionnel pour les nouveaux employés
En ouvrant une politique, vous accédez à sa fiche détaillée pour modifier ses paramètres (jours annuels, acquisition, report, prorata) et voir les employés auxquels elle est affectée.

Calendrier des congés

Visualisez les congés de toute l'équipe sur un calendrier interactif. Le système détecte automatiquement les conflits de dates et affiche le taux de couverture de l'équipe.

Comment faire

  1. Ouvrez le menu Calendrier RH pour afficher la vue mensuelle des congés de l'équipe.
  2. Repérez les congés par Couleur selon le type et vérifiez la Couverture de l'équipe par jour.
  3. Repérez les Conflits lorsque plusieurs employés sont absents simultanément.
  4. Cliquez sur Nouvel événement pour ajouter un événement au calendrier, puis enregistrez.

Fonctionnalités du calendrier

Vue mensuelle — tous les congés de l'équipe sur un mois
Codes couleur — chaque type de congé a sa couleur
Couverture — pourcentage de l'équipe présente par jour
Détection conflits — alerte visuelle quand trop d'absences simultanées