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Notes de frais

Les notes de frais permettent à un employé de déclarer les dépenses qu'il a avancées (déplacements, repas, achats…), de les faire approuver par son manager, puis de se faire rembourser.

Créer & suivre une note de frais

Depuis « Demandes › Notes de frais », l'employé crée ses notes et le manager les valide.

Créer une note

  1. Cliquez sur Nouvelle note de frais.
  2. Renseignez l'objet, puis ajoutez une ou plusieurs lignes (date, libellé, montant HT, TVA %). Le TTC se calcule automatiquement.
  3. Joignez vos justificatifs (photo ou PDF du reçu).
  4. Enregistrez en brouillon pour continuer plus tard, ou Soumettez pour envoyer à validation.

Cycle de vie

Brouillon : en cours de saisie, modifiable et supprimable.
Soumis : en attente de validation du manager.
Approuvé : validé, en attente de remboursement.
Rejeté : refusé par le manager (avec motif).
Remboursé : réglé via Iberis Finance.
Annulé : annulé par l'employé.
Le manager peut approuver ou rejeter une note soumise ; l'employé peut annuler une note tant qu'elle n'est pas approuvée.

Remboursement

Le remboursement des notes approuvées est géré dans Iberis Finance (paiement au salarié, écriture comptable et TVA).

La gestion des remboursements nécessite que la société soit également synchronisée sur Iberis Finance. Sans cela, la note reste au statut « Approuvé ».

Comment faire

  1. Allez dans Menu › Demandes › Notes de frais pour ouvrir la liste des notes de frais de vos employés.
  2. Filtrez la liste sur le statut Soumis pour afficher les notes en attente de traitement, puis ouvrez la note à contrôler.
  3. Vérifiez le montant et le justificatif, puis cliquez sur Approuver et confirmez : la note passe au statut Approuvé.
  4. Le remboursement s'effectue ensuite dans Iberis Finance : une fois payée, la note passe automatiquement au statut Remboursé et l'employé est notifié.

Limites du plan

Le nombre de notes de frais dépend de votre abonnement Iberis HR :

Plan Gratuit : jusqu'à 5 notes de frais.
Plan Premium : notes de frais illimitées.

Politique interne (plafonds)

En plus de la limite d'abonnement, un responsable peut définir des plafonds internes (menu Notes de frais, section « Politique de notes de frais ») :

Plafond par note (HT) : montant hors taxe maximum d'une seule note. La TVA est exclue : elle est récupérable, elle ne pèse pas sur le budget.
Plafond mensuel par employé (HT) : total hors taxe autorisé par employé et par mois.
Justificatif obligatoire : impose une pièce jointe pour soumettre.
Ces plafonds s'appliquent à la soumission (les brouillons sont exemptés). Laissez un champ vide pour ne pas appliquer de plafond.

Comment faire

  1. Allez dans Menu › Demandes › Notes de frais, puis dépliez le panneau Politique de notes de frais en haut de la page.
  2. Renseignez le champ Plafond par note pour limiter le montant maximum d'une seule note (laissez vide pour un montant illimité).
  3. Renseignez le champ Plafond mensuel par employé pour limiter le total remboursable par mois et par employé.
  4. Cochez Justificatif obligatoire si un reçu doit être joint à chaque note, puis cliquez sur Enregistrer pour appliquer la politique.