مساعدة

الإجراء التأديبي والاستبيانات

إنشاء الاستبيان

تنشئ الموارد البشرية استبياناً مع عنوان ووصف وقائمة أسئلة. تتوفر أربعة أنواع من الأسئلة: نص حر، اختيار واحد (راديو)، اختيارات متعددة (مربعات اختيار)، وقائمة منسدلة. يتم إنشاء الاستبيان كمسودة ويمكن تعديله بحرية طالما لم يتم نشره.

خطوات الإنشاء

1. العنوان — عنوان الاستبيان (مثال: "إجراء - تأخر متكرر")
2. الوصف — سياق وموضوع الإجراء (اختياري)
3. الأسئلة — أضف أكبر عدد ممكن من الأسئلة بترتيب محدد
4. نوع كل سؤال — اختر من بين نص حر، اختيار واحد، اختيارات متعددة، قائمة منسدلة
5. الخيارات — للأنواع غير النصية، اذكر الخيارات الممكنة

أنواع الأسئلة المتاحة

النشر

بعد الانتهاء، انشر الاستبيان لجعله قابلاً للإسناد إلى الموظفين. بعد النشر، لا يمكنك تعديل الأسئلة، فقط الإسناد وبقية سير العمل ممكنة. يمكن حذف الاستبيان المسودة طالما لم يتم إسناده مطلقاً.

كيفية العمل

1. اذهب إلى الأداء والانضباط › الاستبيانات ثم افتح الاستبيان في حالة مسودة الذي تريد نشره.
2. راجع الأسئلة وأنواعها مرة أخيرة لأنه لن يمكن تعديلها بعد النشر.
3. انقر على زر نشر ؛ تتغير الحالة من مسودة إلى منشور.
4. يصبح الاستبيان قابلاً للإسناد إلى الموظفين عبر إجراء إسناد.

دورة حياة الاستبيان

إسناد إلى الموظفين

حدد موظفاً أو أكثر معنياً بالإجراء. يرسل النظام بريداً إلكترونياً تلقائياً لكل منهم مع رابط محمي برمز مميز وتاريخ انتهاء صلاحية. يمكن للمدير إلغاء الرمز قبل أن يجيب الموظف.

آلية الإسناد

1. اختيار الموظفين — موظف واحد أو أكثر معني بالإجراء
2. توليد الرمز — يُنشأ رابط فريد ومحمي لكل موظف
3. الإرسال التلقائي — بريد إلكتروني يُرسَل لكل مستلم مع الرابط
4. انتهاء الصلاحية — للرمز تاريخ انتهاء صلاحية
5. الإلغاء — يمكن للمدير إلغاء الرابط قبل استخدامه

رد الموظف

يتلقى الموظف بريداً إلكترونياً مع رابط مباشر إلى صفحة عامة (لا حاجة لتسجيل الدخول). يمكنه أيضاً رؤية استبياناته قيد الانتظار في قسم "استبياناتي". يجيب على الأسئلة ويُرسل رده، الذي يُختم بتاريخ ووقت ويُربط بهويته.

كيفية العمل

1. افتح البريد الإلكتروني المستلم وانقر على الرابط إلى صفحة الاستبيان العمومية، أو اذهب إلى الأداء والانضباط › استبياناتي.
2. اختر الاستبيان الذي حالته في الانتظار لفتحه.
3. أجب عن كل سؤال حسب نوعه (نص أو اختيار واحد أو اختيار متعدد أو قائمة منسدلة).
4. انقر على إرسال لإرسال إجابتك ؛ تُسجَّل بختم زمني وتتغير الحالة إلى مُرسَل.

طريقتان للوصول إلى الاستبيان

حالات جانب الموظف

جولات تكميلية

إذا كان رد الموظف ناقصاً أو يحتاج توضيحات، يمكن للموارد البشرية إنشاء جولة تكميلية بأسئلة جديدة. يتلقى الموظف رابطاً جديداً للرد. يمكن تسلسل عدة جولات حتى اكتمال الملف.

إنشاء جولة تكميلية

1. مراجعة الرد الأولي — التحقق من الأسئلة والأجوبة في الجولة السابقة
2. إضافة أسئلة جديدة — خاصة بالنقاط المراد توضيحها
3. إرسال التكملة — يُولَّد رابط جديد ويُرسَل إلى الموظف
4. التكرار عند الحاجة — يمكن تسلسل عدة جولات حتى اكتمال الملف

الإحالة إلى الإدارة

بمجرد اكتمال الملف، تحيل الموارد البشرية الحزمة الكاملة (الاستبيان + الردود + الجولات التكميلية) إلى الإدارة للمصادقة. يمكن للموارد البشرية إضافة ملاحظة إحالة واختيار المستلمين (الإدارة، رئيس القسم، الموارد البشرية).

كيفية العمل

1. اذهب إلى الأداء والانضباط › الاستبيانات ثم افتح الاستبيان الذي اكتمل ملفه.
2. انقر على إحالة إلى الإدارة لتحضير الإرسال.
3. اكتب ملاحظة الإحالة واختر المستلمين (الإدارة، رئيس القسم، الموارد البشرية).
4. انقر على إحالة ؛ يُرسَل الملف الكامل (الاستبيان والإجابات وجولات الاستكمال) للمصادقة.

محتوى الإحالة

مصادقة الإدارة

تطّلع الإدارة على الملف الكامل: معلومات الموظف (الأقدمية، الإنذارات الشفهية، الملفات النشطة)، تاريخ الجولات بالأسئلة والأجوبة، وملاحظة الإحالة. يمكنها بعد ذلك الموافقة أو الرفض مع تعليق إجباري.

كيفية العمل

1. اذهب إلى الأداء والانضباط › المصادقات ثم افتح الملف المُحال للمصادقة عليه.
2. اطّلع على ملف الموظف وسجل الجولات وملاحظة الإحالة.
3. انقر على موافقة أو رفض حسب قرارك.
4. أدخل التعليق الإلزامي الذي يبرّر اختيارك.
5. أكّد لحفظ القرار ودفع سير العمل إلى الأمام.

ملف المصادقة

الاقتراحات والمشاركة

يمكن للإدارة مشاركة الملف مع رئيس القسم للحصول على رأيه. يمكن لكل مشارك تقديم اقتراح عقوبة (إنذار، استدعاء، فصل أو حفظ) مع تعليق. وضع المشاركة إما فردي (الإدارة فقط) أو مشترك (مع رئيس القسم).

كيفية العمل

1. اذهب إلى الأداء والانضباط › المصادقات ثم افتح الملف المعني.
2. اختر وضع المشاركة فردي (الإدارة وحدها) أو مشترك (مع رئيس القسم).
3. انقر على إضافة اقتراح ثم اختر العقوبة المقترحة (إنذار أو استدعاء أو فصل أو حفظ).
4. أضف تعليقاً لتبرير رأيك.
5. انقر على حفظ لإضافة الاقتراح إلى الملف.

أوضاع المشاركة

فئات الاقتراح

القرار النهائي والعقوبة

تتخذ الإدارة القرار النهائي باختيار العقوبة من بين أربع فئات: إنذار، استدعاء لمقابلة، فصل أو حفظ بلا متابعة. يتم إنشاء حالة تأديبية وتسجيلها في ملف الموظف. يجب أن يُبرَّر الرفض بتعليق لا يقل عن 10 أحرف.

الموافقة على الملف

1. اختيار العقوبة — إنذار / استدعاء / فصل / حفظ
2. تعليق — تبرير اختياري للقرار
3. إنشاء الحالة — تُضاف حالة تأديبية إلى ملف الموظف
4. الإغلاق — يصبح الاستبيان بحالة مُغلَق

رفض الملف