Notes de frais

Gérez les notes de frais de A à Z

De la saisie de la dépense par l'employé jusqu'au remboursement par la finance, en passant par l'approbation du manager : un circuit unique, traçable et transparent.

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Ils nous font confiance
Saisie par l'employé
L'employé crée sa note de frais, ajoute des lignes de dépenses avec TVA et joint ses justificatifs, puis la soumet pour validation.
Approbation du manager
Le responsable examine la demande, vérifie les justificatifs et approuve ou rejette avec motif. Chaque étape est horodatée.
Remboursement finance
Une fois approuvée, la note part vers la finance qui génère la dépense et le paiement, puis rembourse l'employé par virement.

Un pont fluide entre les RH et la finance

La note de frais vit dans les RH pour la saisie et l'approbation, et la finance prend le relais pour le règlement. Aucune double saisie, aucune perte d'information.

Comment fonctionnent les notes de frais

De la dépense engagée par le collaborateur jusqu'au remboursement, un circuit simple et traçable en quatre étapes.

01

Saisir la dépense

Le collaborateur crée sa note de frais, renseigne le montant, la date et la catégorie de dépense concernée.

02

Joindre les justificatifs

Reçus, factures et justificatifs sont ajoutés directement à la demande pour un dossier complet et vérifiable.

03

Faire valider par le manager

Le manager examine la demande, contrôle les justificatifs, puis approuve ou refuse en indiquant un motif.

04

Rembourser et archiver

Une fois approuvée, la dépense est remboursée au collaborateur et conservée dans l'historique pour le suivi.

Justificatifs numérisés
Chaque dépense est appuyée par un justificatif téléversé, conservé et consultable à tout moment pour vos contrôles et votre comptabilité.
Suivi des statuts
Brouillon, soumis, approuvé, rejeté, remboursé : suivez l'état de chaque note de frais en temps réel, côté employé comme côté manager.

Des remboursements plus rapides, une comptabilité toujours à jour

Chaque note de frais approuvée alimente automatiquement le suivi des remboursements et se rattache au bon collaborateur, à la bonne catégorie et à la bonne période. Vos équipes gagnent du temps, la finance garde une vision claire des montants dus et payés.

Questions fréquentes

Un collaborateur peut-il saisir lui-même ses notes de frais ?

Oui. Chaque collaborateur crée ses propres notes de frais, renseigne le montant, la catégorie et joint ses justificatifs, sans passer par le service RH.

Peut-on joindre des reçus ou des factures à une dépense ?

Comment se déroule l'approbation d'une note de frais ?

Peut-on suivre l'historique des dépenses et des remboursements ?

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